Lean Office: Generando Valor

¿Qué es Lean Office?
Lean Office pertenece a LEAN que es una Filosofía que se enfoca en todas aquellas actividades (procesos) que no agregan valor al cliente y puede ser utilizada en empresas de Manufactura, Servicios o en Áreas Administrativas. Lean para oficinas, es utilizado para mejorar áreas de Recursos Humanos, Contabilidad, Finanzas, Ingeniería, Calidad y cualquier área de soporte o administrativa de las empresaso bien, para mejorar empresas de servicios, cualquiera que sea su giro.

Partiendo de Lean Manufacturing, Lean Office se enfoca en el mejoramiento o transformación de Procesos Administrativos para que la empresa o área sea más productiva y rentable.

Con base a la Metodología de Reducción o Eliminación de los 8 Desperdicios, estos son adaptados a aplicarlos en las áreas de Servicio o administrativas con el objetivo final de hacer una empresa o un área o segmento de ella de Clase Mundial.

Esto se logra a través de su enfoque en reducir el Tiempo de Respuesta de los requerimientos de los clientes (Lead Time) además de mejorar la Calidad del Servicio, a un costo competitivo a nivel mundial. Es decir, se reducen pasos de procesos que no Agregan Valor pero que SI son necesarios, se eliminan pasos de procesos que no Agregan Valor pero que NO son necesarios y se identifican aquellos pasos que Agregan Valor y son necesarios.

Aplicación de Lean Office

Desde el punto de vista práctico, podemos aplicar la metodología “Lean Office” de acuerdo a los siguientes criterios:

1. Caminar el “Proceso” (ir al Genba) para identificar Desperdicios
2. Crear un Mapa de Proceso situación Actual “As is”
3. Identificar Áreas de Oportunidad (Gaps) en el Mapa de Proceso “As is”.
4. Crear el Mapa de Proceso “Debería ser” (Should be).
5. Aplicación de 5S´s

1. Caminar el Proceso:

Las Herramientas que se pueden utilizar al “Caminar el Proceso” serían las siguientes:
+ Formato de Caminado del Proceso para registrar los pasos y desperdicios.
+ Layout del Proceso y Diagrama Spaghetti

2. Crear el Mapa de Proceso Situación Actual “As is”.

Este Mapa de Proceso nos ayuda en lo siguiente:
+ Ganar conocimiento del Proceso
+ Clarificar la secuencia de trabajo
+ Identificar los dueños del proceso y su relación con los pasos del mismo
+ Identificar procesos escondidos.
+ Utilizar los métricos de EQDC (Seguridad/Ambiental, Calidad, Entrega a Clientes y Costo)
+ Definir el Tiempo Takt del Proceso
+ Este Mapa está ligado a tiempos de los Procesos, Lead Times y Porcentaje de Errores de los Procesos.

3. Identificar Áreas de Oportunidad (Gaps)

+ Usar los métricos del Mapa de Proceso para evaluar los “Gaps” entre el Mapa de Proceso y el Estado Deseado.
+ Documentar las actividades de desperdicio que impiden el Flujo en el Proceso.
+ Determinar desde la perspectiva del cliente lo siguiente:

• ¿Qué requieren los clientes de este proceso?
• ¿Qué pasos del procesos tus clientes estarían dispuestos a pagar?
• ¿Qué pasos del proceso son desperdicio y no agregan valor al cliente?
• ¿Qué tan bien el proceso está cumpliendo las necesidades de los clientes?

4. Crear el Mapa de Proceso “Debería ser” (Should be)

Este mapa de Proceso debe de incluir el siguiente análisis y aplicaciones:
+ Definir y aplicar el Tiempo Takt
+ Medir el Tiempo de Ciclo de cada proceso y determinar si estos cumplen con el Tiempo Takt
+ Aplicar las Herramientas Estadísticas de Solución de Problemas para mejorar los procesos, creando subprocesos más agiles, reduciendo desperdicios o modificando o creando algunos procesos que no crean valor para el cliente

+ Las herramientas comunes a aplicar son las siguientes:
• Diagramas de Barras.
• Ciclo de mejoramiento de solución de problemas
• Diagrama Causa-Efecto (Ishikawa)
• Método de 5 Porqués
• Graficas de Pareto
• Hojas de Chequeo
• Diagrama de Espagueti

Ya con el Mapa de Proceso “Debería ser” (Should be) y resolviendo las áreas de oportunidad para llegar en la realidad al proceso deseado, continuamos con lo siguiente:
+ Documentar el nuevo proceso a través de Trabajo Estándar (Standard Work)
• Hoja de Carga del Personal
• Hoja de Trabajo Estándar
+ Desarrollar Procedimientos Estándar
+ Desarrollar Hojas de Trabajo (Worksheets)
+ Fotos, Tablas, Checklists
+ Libro de Jugadas de Trabajo Estándar (Playbooks)

5. Aplicación de 5S’s

1. Seleccionar
2. Organizar
3. Limpiar
4. Estandarizar
5. Sostener (Disciplina)

Existen un sinfín de beneficios al aplicar la metodología LEAN en su empresa y Lean Office es otra de nuestras especialidades. Permítanos resolver sus dudas respecto a esto u otro de nuestros servicios ahora.